Feng Office: Office im Web

Feng Office bietet online Kalender, Notizen, Texte, Lesezeichen, Kontakte in einem durchdachten Konzept mit Projektkategorien („Workspaces“) und Benutzerverwaltung. Trotz Fokus auf Firmenkollaboration ist es auch für den privaten Einsatz attraktiv.

Für die Zusammenarbeit, die Terminplanung und den Datenaustausch im Web greift man gerne auf kostenlose Angebote wie Google Docs zurück – mit den Vorteilen technischer Reife und relativ unkomplizierter Bedienung, mit dem gravierenden Nachteil, seine Daten aus der Hand zu geben. Eine Alternative wie Owncloud hat daher Konjunktur, aber dessen Kernfunktion liegt beim Datei- und Medienaustausch. Das Projekt Feng Office (www.fengoffice.com) eignet sich dafür zwar auch, zielt aber primär auf Kommunikation und Projektzusammenarbeit. Der Beitrag soll zeigen, dass es sich auch für private Nutzer eignet, die nur für einen kleinen Kreis Dateien, Termine und Notizen im Web verwalten wollen.

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Feng Office in drei kostenlosen Varianten

Feng Office ist Open Source, finanziert sich aber durch kommerzielle Varianten mit Support und erweitertem Funktionsumfang. Für eine kostenlose Nutzung gibt es drei Möglichkeiten:

  1. Unter www.fengoffice.com/web können Sie sich mit „Get a Free Trial“ online registrieren (Mail, Passwort, Name, Firmenname genügen) und erhalten dann ein Online-Office direkt auf dem Server des Herstellers. Das ist zwar der einfachste Weg, aber damit geben Sie Ihre Daten genauso aus der Hand wie bei Google Docs und Co.
  2. Wenn Sie eine Homepage besitzen, lohnt der Blick in das Kundencenter des Hosters. Einige Webhoster wie Strato bieten Feng Office als Server-Applikation an. Hier genügt es, im Kundencenter auf den AppWizard zu klicken und dort „Feng Office“ unter „Teamarbeit & CRM“ zu wählen. Für die Einrichtung genügen dann die Angaben des Benutzers mit Passwort und Mail-Adresse (das wird dann der Administrator) nebst Definition einer Subdomain wie etwa „office.meineseite.de“ und Anlegen einer MySQL-Datenbank. Alles Weitere erledigt der Installationsassistent, und Feng Office ist danach unter der vorher angegebenen Subdomain „office.meineseite.de“ zu erreichen.
  3. Die Community Edition von Feng Office erhalten Sie auf www.fengoffice.com/web/community/downloads.php auch als ZIP-Archiv fengoffice-3.4.zip. Erfahrene Linux-Nutzer können das Paket manuell auf jedem Home- oder Web-Server entpacken, typischerweise unter /var/www/[Verzeichnis]. Die üblichen Voraussetzungen sind eine vollständige LAMP-Umgebung mit Linux, Apache-Server (oder Nginx), MySQL-Datenbank und PHP. Die eigentliche Einrichtung des Office-Pakets starten Sie dann mit der Adresse http://[Server-IP]/[Feng-Office-Ordner]/public/install/ im Browser. Auch hier müssen Sie unter Angabe des Hostnamen die Datenbank bestimmen, die verwendet werden soll. Bei einer Installation auf heimischem Server sollte „localhost“ genügen.

Grundeinstellungen, Benutzer und Datenstruktur

Feng Office hat komplexe Funktionen, Objekte zu verlinken und dadurch in Beziehung zu setzen, die den Rahmen dieses Beitrags sprengen würden. Die grundlegende Verwaltung, auf die wir uns hier beschränken, ist jedoch eingängig: Wenn Sie als ersteingerichteter Superuser angemeldet sind, erscheint links oben Ihr Name, und mit Klick darauf können Sie nicht nur Ihr eigenes Konto verwalten, sondern über „Administration“ die gesamte Suite. Die allerwichtigsten Punkte sind „Benutzer“ zum Einrichten weiterer Konten, „Konfiguration“ mit den Basiseinstellungen wie die Sprache oder die automatische Dokumentsperrung bei Bearbeitung sowie „Dimensions“ mit den kategorisierenden „Workspaces“ und qualifizierenden „Tags“. Wer mit Englisch kein Problem hat, sollte unter „Account -> General“ bei „English (U.S.)“ bleiben, weil die deutsche Lokalisierung nicht fehlerfrei ist. Wir benutzen im Folgenden die englischen Bezeichnungen.

Ein überlegtes Einrichten von „Workspaces“ wie beispielsweise „LinuxWelt“, „Projekt XXL“, „Tech-Info“, „Privates“ ist für die Struktur unverzichtbar, auch wenn Sie das Office nur für sich oder wenige Personen verwenden. Workspaces können wie Ordner hierarchisch untergliedert werden. Die „Tags“ sind eine weitere Hilfe, um die Objekte innerhalb eines Workspace schnell thematisch zu filtern. Tags in Feng Office haben keine Hierarchie.

Alle Registerkarten wie „Overview“, „Dokuments“, „Notes“ oder „Calendar“ zeigen jeweils an, was aktuell in der Organisationsspalte (links) via „Workspaces“, „Tags“ und „People“ gefiltert wird. Ein grundsätzliches Verständnis dieser Struktur ist unerlässlich, sonst gerät Feng Office zur vielleicht immer noch praktischen, aber chaotischen Online-Datenhalde.

Dokumentenliste eines Workspace: Feng Office ist geprägt durch kategorisierende Workspaces, Benutzerkonten und beschreibende Tags. Das bringt Ordnung, aber auch etwas Verwaltungsaufwand.
Dokumentenliste eines Workspace: Feng Office ist geprägt durch kategorisierende Workspaces, Benutzerkonten und beschreibende Tags. Das bringt Ordnung, aber auch etwas Verwaltungsaufwand.

Dateien hochladen, anlegen und organisieren

Über die Registerkarte „Documents“ und den Link „New“ laden Sie Dateien hoch („Upload“) oder legen sie mit „Document“ manuell an. Beim zweiten Weg entsteht eine HTML-Datei, die Sie auch aus einer Text- oder Tabellenkalkulation durch Copy und Paste erstellen können. Alle Formatierungen bleiben erhalten, im Falle einer Calc- oder Excel-Tabelle jedoch keine Formeln, sondern ausschließlich die Werte. Dokumente in HTML oder purem Text lassen sich weiter bearbeiten. Uploads können jedes beliebige Format haben, stehen dann aber nur als Download zur Verfügung. Sie erkennen bearbeitbare Dokumente an dem zusätzlichen Stift-Symbol, während sonst nur ein Download-Pfeil angezeigt wird. Feng Office akzeptiert beim Upload zwar nur jeweils eine Datei, jedoch auch ZIP-Archive, welche die Suite nach dem Upload mit Klick auf „Extract files“ auf dem Server zu den Einzeldateien entpackt.

Neue Dateien sollten durch die Vorauswahl des passenden „Workspace“ gleich in der richtigen logischen Struktur landen. Aber selbstverständlich kann Feng Office falsch eingeordnete Dokumente auch nachträglich umsortieren: Dazu aktivieren Sie in der Listenansicht das Kästchen vor dem Objekt und ziehen es dann mit der Maus auf den passenden Workspace in der Organisationsspalte links.

Vor der Arbeit an (HTML- und Text-) Dateien empfiehlt sich im Mehrbenutzerbetrieb ein Klick auf „Available“. Die „Status“-Anzeige ändert sich zu „in use, Check in“. Die Datei ist damit für andere nicht mehr erreichbar und kann exklusiv editiert werden. Danach machen Sie die Datei mit Klick in der „Status“-Spalte wieder allgemein zugänglich.

Neu erstellte Dokumente weisen Sie am besten gleich im Editierdialog mit "Related to" eine Kategorie zugewiesen. Dies kann auch nachträglich (oder bei Uploads) durch Drag & Drop erledigt werden.
Neu erstellte Dokumente weisen Sie am besten gleich im Editierdialog mit „Related to“ eine Kategorie zugewiesen. Dies kann auch nachträglich (oder bei Uploads) durch Drag & Drop erledigt werden.

Kurz angeklickt: Notizen, Linksammlungen, Kalender

Für „Notes“, „Web Links“, „Calendar“ und für „Email“ gelten dieselben Workspace-Kategorisierungsregeln wie bereits für Dokumente besprochen. Die Option, Feng Office als Mailclient einzusetzen („Email -> Accounts -> Add…“) sei hier nur erwähnt: Sie ist nur dann interessant, wenn Nachrichten bei der Projektarbeit an Workspaces geknüpft werden sollen – was mit Mails ebenso funktioniert wie bei sonstigen Dokumenten. Um Notizen und URLs online abzulegen, nutzen Sie die betreffende Registerkarte und klicken auf „New“. Der Rest ist selbsterklärend. Die Zuordnung in eine passende Workspace-Kategorie geschieht am besten gleich hier im Editierfenster über „Related to“. Der Kalender muss nicht manuell neu befüllt werden, sondern importiert auch die Daten existierender Kalender im iCal-Format. Diese Funktion finden Sie unter „Calendar -> Import / Export“.